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Esko: Workflow auf dem Prüfstand

Je unterschiedlicher die Druckanforderungen, desto stärker ist das Workflow-Konzept gefordert. Diese sechs Bereiche sollte jeder Druckdienstleister prüfen, um Unnötiges wegzulassen und die wesentlichen Betriebsabläufe zu stärken.

Frau vor Bildschirm

Vernetzte Workflows können die Produktivität von Druckereien deutlich erhöhen. Foto: Esko

Vor nicht allzu langer Zeit hatten Druckereien stets die Anschaffung neuer Maschinen im Blick, wenn sie ihre Produktionskapazität ausbauen wollten. Damals waren die Auflagen fast immer sehr hoch; sprich, die Druckmaschinen waren nahezu durchgehend in Betrieb. Alles drehte sich um die Frage, in wie weit die neuen und schnelleren Maschinen die Kapazitäten erhöhen konnten. Als die Auflagen hoch und die Gewinnmargen entsprechend groß waren, ging diese Rechnung noch auf.

Angesichts der heutigen, sich stark gewandelten Produktionsbedingungen ist jedoch eine völlig neue Herangehensweise an die Investitionsentscheidungen und die Betriebsabläufe gefragt. Die Markeninhaber fordern immer häufiger eine Vielzahl an Designvarianten in sehr kleinen Auflagen mit kurzen Lieferfristen. Da die Workflows der meisten Unternehmen für wenige große Auflagen ausgelegt sind, ist ein Effizienzkonflikt vorprogrammiert. Daher ist eine kritische Überprüfung der Geschäfts- und Produktionsprozesse unverzichtbar. Während in diesem Zusammenhang natürlich weniger teures Equipment in Betracht gezogen werden sollte, ist dies für zukunftsorientierte Unternehmen längst nicht mehr die einzige Option.

Wo fällt der meiste unnütze Aufwand an?

Vor der Investition in neue Produktionsmittel sollten die Druckereien jede Komponente ihres Betriebsablaufs, angefangen bei der Auftragsannahme bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung, kritisch hinterfragen. Wer die operative Effizienz steigern möchte, um auch Kleinauflagen rentabel produzieren zu können, muss sich jeden Schritt im Workflow genau ansehen, um Verbesserungsmöglichkeiten und letztendlich Einsparpotenziale zu erkennen. Ein unverbrauchter und unvoreingenommener Blick auf den Workflow hilft dabei, die Chancen zu erkennen, um Kosten zu senken, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Fehler und Mängel weitestgehend zu vermeiden. Jedoch muss der gesamte Workflow auf den Prüfstand gestellt werden. Das letzte, was ein Unternehmen braucht, sind Effizienzsteigerungen in einem Bereich, der in einer anderen Abteilung nur zu Engpässen führt. Erst wenn ein effizienter Workflow eingerichtet ist, sollte man die Kapazitäten neu bewerten und anhand dessen feststellen, ob wirklich zusätzliche Maschinen angeschafft werden müssen. Denn in den meisten Fällen wird sich die Kapazität jedoch schon durch den rationelleren Workflow deutlich erhöhen.

 Wer sich selbst fragt, bei welchen Arbeitsschritten ein unnützer und unrentabler Aufwand betrieben wird, der ist auf dem richtigen Weg, um seine Produktionsabläufe kritisch zu überprüfen. Jeder Schritt des Workflows, von der Auftragsannahme über die Druckvorstufe bis zur Auslieferung, kann ineffiziente Vorgänge enthalten. Das gilt umso mehr, wenn sich die Anforderungen des Kunden ändern: Der Workflow, der früher einmal optimal war, kann heute dazu führen, dass wichtige Ressourcen verschwendet werden. Bestimmte Teilabläufe können heute die Produktion verzögern und so Nacharbeiten verursachen oder die Gefahr von Fehldrucken und Maschinen-Stillstandzeiten erhöhen.

Ein Workflow besteht normalerweise aus vielen Einzelschritten, wie dem Entwurf, der Kalkulation, der Kundenfreigabe, der Druckvorstufe, dem Druck, dem Weiterverarbeiten und der Konfektion für den Versand. Und in jeder einzelnen Phase sind Verbesserungen möglich. Um diesen Prozess zu vereinfachen, hat Esko sechs Bereiche herausgearbeitet, die jedes Unternehmen prüfen sollte, um sein Verbesserungspotenzial auszuschöpfen. Jan De Roeck, Director Solutions Management bei Esko erläutert die sechs Bereiche aus seiner Perspektive.

1. Verkürzung der Freigabezyklen

De Roeck erläutert: „Der Freigabeprozess dauert in der Regel, da die Entwürfe häufig in mehreren Durchgängen vorgelegt werden müssen, bis der Kunde restlos zufrieden ist. Mit Hilfe von 3D-Darstellungen des Display-Entwurfs – noch vor der Produktion aufwändiger Ansichtsmuster – lassen sich die Zykluszeiten deutlich verkürzen. Außerdem kann diese 3D-Funktion, einschließlich der Kommunikation mit dem Kunden, in einen vollautomatischen Workflow eingebunden werden.“

Die Integration moderner Workflow-Automatisierungslösungen, die die Dateien weitestgehend ohne manuelle Eingriffe effizient vorbereiten, bietet eindeutig Potenzial, unnötige Arbeitsschritte herauszufiltern. Diese automatischen Workflows, die in webbasierte Tools zur Zusammenarbeit mit dem Kunden sowie zur Freigabe integrierbar sind, erhöhen die Effizienz in der Lieferkette und verbessern die Kooperation zwischen Design-Agenturen, Druckdienstleistern und Kunden. Jeder Workflow ist anders. Die Art und Weise zur Verarbeitung einer Datei von der Entwurfsphase bis zum Versand sind in jedem Unternehmen unterschiedlich. Daher sollten Druckdienstleister nach Workflow-Lösungen suchen, die sich flexibel an ihren spezifischen Bedarf anpassen lassen.

2. Fehlern in Grafikdateien vorbeugen

De Roeck sagt: „Die Entwürfe für Schilder und Displays können aus vielen verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten mit einer Vielzahl an individuellen Elementen eintreffen. Bevor die gedruckt werden können, müssen sie geprüft, korrigiert und auf dem korrekten Bedruckstoff verschachtelt werden. Nur so lassen sich Verzögerungen, Mehrkosten und auch Ausschuss vermeiden, die entstehen, wenn fehlerhafte Dateien auf die Druckmaschine gelangen. Leider führen manuelle Prüfungen häufig zu Engpässen, so dass in der Druckvorstufe wertvolle Zeit verschwendet wird.“

Im Vergleich dazu ist der automatische Preflight schnell, hilft teure Fehldrucke zu vermeiden und kann Entwurfsfehler um bis zu 70 % senken. Die Automation Engine und die i-cut Suite von Esko wandeln alle Grafikdateien automatisch in das PDF-Format und leiten sie durch die Druckvorstufe. Dabei kommt bei Bedarf ein Editor zur Anwendung, der die konstante Qualität aufrecht erhält und so die Anzahl der Reklamationen verringert. Die durchgehende Automatisierung der Druckvorstufe verhindert Engpässe und ermöglicht es, mehr Aufträge anzunehmen.“

Die in Kanada ansässige Druckerei Holland & Crosby hat in zwei Weiterverarbeitungsanlagen des Typs Kongsberg C64 von Esko investiert, um mit dem hohen Tempo ihrer Flachbettdrucker Schritt zu halten. Daneben nutzt sie die i-cut Suite und die Automation Engine von Esko, die es ihr ermöglichen, den Workflow genauer abzustimmen, so dass die Auftragsprüfung schneller und effizienter abgeschlossen ist. Scott Crosby, VP of Sales and Marketing bei Holland & Crosby, sagt: „Erst war die Druckausgabe unser Engpass. Dann haben der Preflight, die Verarbeitung und der Vertrieb zu Verzögerungen geführt, so dass wir Schwierigkeiten hatten, unsere Aufträge pünktlich zu liefern. Wir arbeiten immer noch daran, unseren Workflow zu optimieren. Hier sind uns Automation Engine und die i-cut Suite eine große Hilfe.“

 3. Ausreichende CAD-Design-Kenntnisse

De Roeck sagt: „Mangelnde Kenntnisse im Bereich Konstruktionsdesign haben unter Umständen einen erheblichen Mehraufwand zur Folge. Gelegentlich können die Wünsche des Kunden nicht erfüllt werden, weil das Display zu schwierig zu entwerfen und zu produzieren ist.“ Dabei lässt sich der Zeitaufwand für den Entwurf mit Hilfe von CAD-Software und entsprechenden Vorlagen um bis zu 90 % reduzieren. Zur Vereinfachung dieser Arbeit bietet Esko mit der QuickBoxeine Option für die i-cut Production Console an: sie enthält 15.000 anpassbare Entwurfsvorlagen, die sofort als Ausgangsbasis auch für die komplexesten Designs genutzt werden können. Für aufwändigere 3D-POS-Displays ist hingegen der ArtiosCAD Display Store eine gute Wahl. Zudem stellt ArtiosCAD den Unternehmen, die selbst CAD-Mitarbeiter beschäftigen, alle Tools zur Verfügung, um effizienter zu arbeiten.

Ein Beispiel ist das kanadische Unternehmen Impulse Graphic and Display Solutions, das sich für die Automation Engine von Esko entschieden hat, um den Zeitaufwand der Bediener zu verringern. Es hat damit u.a. die Step-and-Repeat-Layouts für seine Druckmaschinen und Weiterverarbeitungsanlagen Kongsberg automatisiert. Darüber hinaus hat das Unternehmen in ArtiosCAD von Esko investiert, um sein Angebot um das Konstruktionsdesign zu erweitern. Alexander Cachia, Präsident von Impulse, sagt: „Wir wollten unseren Workflow genau an unseren Arbeitsumfang anpassen und dabei die Software von Esko für die Druckvorstufe nutzen. Mit der Implementierung von Esko ArtiosCAD können wir 2D- und 3D-Konstruktionsentwürfe erstellen und diese Dateien zur Produktion auf unseren Druckmaschinen und den Kongsberg Weiterverarbeitungsanlagen mit der Automation Engine verknüpfen. Damit ist ein nahtloser und effizienter Ablauf in der Druckvorstufe gewährleistet.“

 4. Bessere Produktionssteuerung

De Roeck sagt: „Wie oft geht die Differenz zwischen dem Preis, der auf dem Kundenangebot genannt wird, und den tatsächlichen Produktionskosten, also Ihre Marge, gegen null? Wie oft müssen Sie Ihre Mitarbeiter auffordern, Überstunden zu leisten, um einen dringenden Auftrag pünktlich abzuschließen? Man muss genau wissen, welchen Aufwand und welche Rüstzeiten ein Auftrag erfordert, und wann man einen dringenden Auftrag noch in die Produktionswarteschlange dazwischen schieben kann. Ein ungenügender Überblick über die Arbeitslast der einzelnen Abteilungen und Maschinen beeinträchtigt die Flexibilität und letzten Endes das Betriebsergebnis.“

Hier bietet Esko mit seinem Device Manager eine Lösung an, die den Unternehmen helfen kann, die Kontrolle über den Drucksaal zu erweitern, indem ineffiziente Bereiche optimiert werden. Dieses Modul übernimmt die Auftragskalkulation, fördert die gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast auf die Kongsberg Weiterverarbeitungsanlagen und vermittelt dem Produktionspersonal im Bürostuhl umfassende Einblicke in den Status der Weiterverarbeitung. Darüber hinaus erstellt der Device Manager Berichte und führt Verlaufsprotokolle, damit der Anwender die Zeit, die nicht der Wertschöpfung dient, erfassen und so einen schlankeren Prozess einrichten kann.

5. Effizienz der Schneideanlagen

De Roeck erläutert: „Die Arbeit an einer Schneideanlage kann mit einem komplexen manuellen Aufwand verbunden sein. Das Einrichten dauert leicht schon mal bis zu 30 Minuten und führt zu stundenlangen Leerlaufzeiten. Das gilt insbesondere, wenn jeden Tag viele Kleinauflagen, manchmal Hunderte, abgearbeitet werden müssen. Da ist es nicht immer einfach, das richtige Stanz- und Rillwerkzeug für ein bestimmtes Material zu finden. Zudem hängt die Qualität häufig vom Können des jeweiligen Bedieners ab. Um Fehldrucke auszugleichen, rechnen manche Unternehmen bei jedem Auftrag sogar ein paar Prozent Überproduktion mit ein. Dadurch sind die Preise aber weniger wettbewerbsfähig und das Betriebsergebnis sinkt.“

Moderne Schneideanlagen beschleunigen und vereinfachen die Produktion, so dass sich der Durchsatz um 10 % erhöht und die Fehlerquote sinkt. Als Bestandteil der i-cut Production Console ermöglicht die Shared Resources Technologie von Esko eine gleichmäßige Produktion, indem sie die eintreffende Schneidedatei analysiert und das Einrichten der Anlage sowie die Auswahl der Werkzeuge automatisiert.

Durch die Investition in die automatische robotergestützte Produktionslösung Kongsberg C von Esko ist es der britischen Data Image Group Ltd. gelungen, die Lieferzeiten zu verkürzen, Kleinauflagen intelligent zu verarbeiten, die Makulatur zu verringern und den Durchsatz der Maschinen zu Weiterverarbeitung ist wichtig für die Zukunft unseres Geschäfts. Durch das automatische Laden und Entladen des Materials können wir viel effizienter schneiden.“

Die Data Image Group arbeitet auch mit dem Device Manager von Esko, um den Auftragsstatus in Echtzeit zu überwachen, die Warteschlangen aller angeschlossenen Weiterverarbeitungsanlagen zu verwalten und die Reihenfolge der Aufträge nach Dringlichkeit festzulegen.

 6. Die schwierige letzte Station

De Roeck sagt: „Konfektion und Logistik sind für gewöhnlich die letzte Station im Workflow und die Auswirkungen ineffizienter Arbeiten in den vorhergehenden Phasen sind hier deutlich zu spüren. Bereits geringfügige Änderungen am Produkt und am Workflow, die oft nicht dokumentiert sind, können eine unzureichende und ineffiziente Konfektion des Endproduktes zur Folge haben. Im schlimmsten Fall ist es dem Kunden dann am Zielort nicht möglich, die Designs und Displays schnell und exakt zusammenzusetzen oder zu montieren. Damit besteht das Risiko erheblicher Schadensersatzforderungen, die nun wirklich eine große Verschwendung darstellen.“ Die Effizienz des Versands kann durch Kartons erhöht werden, die auf das Endprodukt abgestimmt sind. Hier bieten sich die QuickBox als Bestandteil der i-cut Production Console sowie bei größeren Auflagen die Palettierungssoftware Cape an.

Vernetzte Workflows als Lösung für die neuen Produktionsanforderungen

Unternehmen, die sich die Zeit nehmen, die oben genannten Bereiche zu prüfen, können fundiertere Entscheidungen zur Investition ihrer Produktionsmittel treffen. Bei einer korrekten Umsetzung der Maßnahmen ist der gesamte Workflow dann unabhängig von der Anzahl der Schritte und der Komplexität durchgängig vernetzt. Damit sind die Unternehmen in der Lage, den Produktionsablauf lückenlos unter Kontrolle zu halten, anstatt nur einzelne Schwachstellen zu korrigieren.

Die Kunden von heute verlangen ein Endergebnis, das kostengünstig und pünktlich produziert worden ist. Dieser Trend wird sich mit dem zunehmenden Wettbewerbsdruck auf dem Markt weiter verstärken. Eine neue Herangehensweise an den Produktionsworkflow verschafft den Druckereien und Verarbeitern Freiräume, um zu den Kunden eine Beraterfunktion aufzubauen, die über den reinen Print hinausgeht. So können weiter vorgelagerte Schritte angesprochen werden, damit der Entwurf gleich mit Blick auf die Verarbeitung und die Vermeidung von unrentablem Aufwand erstellt werden kann. Auf diese Weise ist es möglich, Entwürfe für Schilder und Displays unter optimalen Bedingungen und minimalem Ausschuss zu erstellen sowie den schnelleren Markteintritt und die Kostendynamik bereitzustellen, die die Kunden von heute erwarten.

De Roeck fast abschließend zusammen: „Der Schlüssel zu einem effizienten Workflow besteht darin, alle Bereiche, in denen ein unnützer Aufwand entsteht, herauszufinden sowie standardisierte Prozesse einzurichten, die diese Verschwendung unterbinden. Die Lösungen von Esko helfen in jeder Phase des Workflows, verlorene Zeit effizient für die Wertschöpfung zu nutzen. Dabei ist es recht einfach, Beispiele für unnötige Prozesse zu erkennen. Jeden Schritt eines Workflows jedoch zu verstehen und zu wissen, welche Auswirkungen er auf die anderen Komponenten hat, kann sich häufig als schwierig erweisen. Esko hilft den Unternehmen mit großem Engagement, diese Schwierigkeiten zu überwinden, um auf einem dynamischen Markt wettbewerbsfähig zu sein.“

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